Selaras dengan perkembangan teknologi dan aspirasi pendigitalan sektor awam, pengurusan perolehan kini tidak lagi sekadar proses pentadbiran semata-mata. Ia memainkan peranan strategik dalam memastikan keberkesanan operasi sesebuah organisasi, khususnya dalam sektor kerajaan dan syarikat berskala besar. Namun begitu, terdapat beberapa cabaran utama yang masih membelenggu pelaksanaan perolehan moden, dan setiap cabaran ini memerlukan pendekatan penyelesaian yang tersusun dan bersandarkan teknologi. Berikut merupakan lima cabaran utama dalam perolehan masa kini:

1. Proses Perolehan Manual yang Tidak Lagi Relevan

Masih terdapat banyak organisasi yang menjalankan proses perolehan secara manual dari pengumpulan sebut harga, penilaian pembekal, hinggalah ke peringkat pelantikan dan penyediaan dokumen kontrak. Walaupun prosedur ini kelihatan menyeluruh, hakikatnya ia sering membebankan dari segi masa, tenaga kerja dan kos.

Penggunaan borang fizikal, pertukaran dokumen melalui e-mel, serta kebergantungan kepada interaksi bersemuka meletakkan tekanan ke atas sistem pentadbiran sedia ada, selain meningkatkan risiko kehilangan dokumen dan ralat manusia.

Pendigitalan melalui sistem e-Perolehan membolehkan proses-proses ini dikendalikan dalam satu platform yang lebih sistematik dan tersusun. Sistem ini mempercepatkan proses permohonan dan kelulusan, membolehkan dokumen dijejak secara masa nyata, serta mengurangkan kebergantungan kepada proses yang bersifat manual. Dengan adanya rekod digital yang tersimpan secara automatik, organisasi juga dapat menambah baik ketelusan dan ketepatan maklumat dalam setiap urusan perolehan.

2. Kurangnya Ketelusan dalam Pemilihan Pembekal

Ketelusan adalah tonggak penting dalam mewujudkan keyakinan semua pihak terhadap integriti proses perolehan. Namun begitu, apabila maklumat berkaitan penilaian pembekal, pemarkahan teknikal atau alasan pemilihan tidak dikongsi secara jelas, ia boleh menimbulkan keraguan dan persepsi negatif terhadap organisasi. Lebih membimbangkan, kekurangan ketelusan ini boleh mencetuskan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan atau garis panduan yang ditetapkan, sekali gus menjejaskan reputasi organisasi terbabit.

Teknologi blockchain telah membuktikan keberkesanannya dalam memastikan setiap transaksi dan keputusan direkodkan dalam sistem yang tidak boleh diubah atau dimanipulasi. Dalam konteks perolehan digital, penggunaan blockchain membolehkan setiap langkah penilaian dan pemilihan pembekal direkodkan secara kronologi dan telus. Ini bukan sahaja mengukuhkan integriti organisasi, malah meningkatkan tahap keyakinan pihak pembekal dan pemegang taruh terhadap proses yang dijalankan.

3. Risiko Kesilapan dan Ketidaktepatan Maklumat

Kesilapan dalam pengurusan maklumat seperti kesalahan memasukkan angka pada borang sebut harga, pemprosesan dokumen yang tidak lengkap, atau kelewatan dalam mengemaskini status kontrak boleh membawa kesan besar. Ia bukan sahaja melambatkan proses kelulusan, malah boleh menyebabkan berlakunya kesilapan pembayaran, konflik antara jabatan, atau pelantikan pembekal yang tidak memenuhi kriteria. Dalam sesetengah kes, kesilapan ini memerlukan pembatalan semula tender yang telah dikeluarkan.

Automasi Proses Robotik (RPA) menjadi satu penyelesaian efektif untuk menangani tugasan berulang yang memerlukan ketepatan tinggi. Di Tender Pintar, teknologi RPA telah digunakan untuk mengekstrak data secara automatik daripada laporan perolehan dan memuat naiknya ke dalam sistem kewangan organisasi. Sebelum ini, proses ini mengambil masa 2 hingga 3 hari bekerja, tetapi kini ia hanya memerlukan sekitar 4 hingga 6 jam sahaja — menjimatkan sehingga 75% masa kerja. Automasi ini bukan sahaja mempercepatkan proses, malah mengurangkan risiko kesilapan manusia yang boleh membawa kepada kelewatan atau ketidaksepadanan dalam pembayaran.

4. Pengurusan Data Perolehan yang Tidak Bersepadu

Setiap organisasi menghasilkan sejumlah besar data perolehan; daripada senarai pembekal berdaftar, rekod transaksi, maklumat kontrak hingga laporan prestasi pembekal. Namun begitu, tanpa sistem yang menyatukan kesemua maklumat ini dalam satu platform, data tersebut berisiko menjadi tidak tersusun, sukar diakses dan tidak dimanfaatkan secara optimum. Apabila data tidak bersepadu, organisasi sukar mendapatkan pandangan menyeluruh tentang prestasi dan pola perbelanjaan mereka, menyebabkan keputusan perolehan dibuat berdasarkan andaian, bukan data yang sahih.

Sistem perolehan digital yang dilengkapi dengan modul analitik ramalan dan kepintaran buatan (AI) boleh menyelesaikan masalah ini. Teknologi ini bukan sahaja menyusun dan mengurus data secara automatik, malah membantu dalam mengenal pasti tren dan anomali, meramalkan keperluan bekalan pada masa hadapan, serta memberikan cadangan berdasarkan corak pembelian terdahulu. Hasilnya, organisasi dapat membuat keputusan dengan lebih yakin dan bersandarkan kepada maklumat yang kukuh.

5. Keterbatasan dalam Pemantauan Rantaian Bekalan

Rantaian bekalan yang tidak dipantau secara menyeluruh boleh menyebabkan pelbagai isu seperti kelewatan penghantaran, kehilangan barangan, atau ketidakpatuhan kepada spesifikasi yang telah dipersetujui. Ini berlaku apabila pihak organisasi tidak mempunyai akses kepada status penghantaran secara real-time atau gagal mengesan di mana berlaku kelewatan. Dalam sektor yang sangat bergantung kepada masa dan ketepatan penghantaran seperti kesihatan dan logistik, isu ini boleh memberi impak besar terhadap operasi.

Teknologi Internet of Things (IoT) membolehkan pemantauan rantaian bekalan secara langsung melalui penggunaan sensor pintar dan peranti yang saling berhubung.

Setiap unit barangan boleh dijejak dari gudang hingga ke lokasi akhir, manakala sistem akan memberi amaran jika berlaku kelewatan, kerosakan atau perubahan suhu yang melebihi had yang ditetapkan. Ini memberi kelebihan kepada organisasi untuk bertindak awal dan memastikan penghantaran mengikut standard kualiti serta jadual yang ditetapkan.

Transformasi digital dalam pengurusan perolehan bukan lagi satu pilihan, tetapi keperluan. Organisasi yang berjaya mengatasi cabaran-cabaran utama ini akan lebih bersedia untuk menghadapi masa hadapan yang menuntut kecekapan, ketelusan dan kebolehpercayaan yang tinggi dalam setiap urus niaga perolehan. Dengan penerapan teknologi yang betul dan pendekatan strategik yang berfokuskan data, sistem perolehan dapat ditambah baik secara berterusan demi kelangsungan dan kecemerlangan organisasi.

Mengenai Tender Pintar

Tender Pintar ialah sebuah syarikat teknologi di Malaysia yang menawarkan platform digital Tenderwizard untuk proses perolehan digital yang cekap, telus, dan inovatif. Tenderwizard adalah platform eksklusif G2B berasaskan web untuk perolehan bekalan, perkhidmatan, kerja dan perunding melalui pembelian terus, sebut harga, bidaan terbuka/terhad, dan undian. Dengan pengalaman dalam membantu pelbagai organisasi kerajaan dan GLC sejak tahun 2012, Tender Pintar komited untuk memperkasa transformasi digital dalam sektor perolehan. Untuk maklumat lanjut mengenai platform perolehan digital Tenderwizard, layari https://www.tenderpintar.com/.