Mengapa Ketelusan Menjadi Aspek Utama dalam Proses Perolehan?
Ketelusan dalam perolehan bukan sekadar satu keperluan undang-undang — ia merupakan asas utama dalam memastikan setiap transaksi dan proses pengurusan perolehan dilakukan secara adil, terbuka, dan berintegriti.
Isu ketelusan (transparency) dalam proses perolehan sering dipersoalkan sehingga menimbulkan pelbagai keraguan dikalangan pembekal, pihak berkuasa, dan pihak yang berkepentingan.
Oleh itu, kepercayaan dan tanggungjawab sosial perlu dijadikan keutamaan utama bagi setiap organisasi. Dengan adanya sistem perolehan digital, ketelusan dalam proses perolehan dapat diperbaiki seterusnya menjadikannya lebih sistematik dan terbuka.
Mencegah Penipuan dan Penyalahgunaan Kuasa
Salah satu cabaran utama dalam proses perolehan tradisional adalah kurangnya kawalan dan pemantauan terhadap setiap transaksi yang berlaku. Proses manual meningkatkan risiko penipuan, berat sebelah dalam pemilihan pembekal, atau penyalahgunaan kuasa, kerana ruang untuk manipulasi lebih besar.
Dengan sistem perolehan digital, semua data dan rekod transaksi akan direkodkan dalam satu platform yang boleh dipantau oleh semua pihak. Sistem ini membolehkan pihak berkuasa dan organisasi menjejaki setiap langkah, memastikan ketelusan dalam keputusan tender dan mengurangkan risiko penipuan atau manipulasi.
Menyediakan Akses yang Adil kepada Pembekal
Salah satu prinsip utama ketelusan adalah memberi akses yang adil kepada semua pembekal untuk menyertai tender. Dalam perolehan tradisional, kekeliruan mengenai kriteria pemilihan pembekal sering menyebabkan ketidakadilan, menghalang pembekal berpotensi daripada peluang yang saksama.
Platform perolehan digital memastikan pemilihan pembekal berdasarkan kriteria yang jelas dan boleh dilihat oleh semua pihak. Tender dan syarat kontrak disediakan secara terbuka, memberikan peluang sama kepada setiap pembekal. Bidaan dan dokumen tender juga mudah diakses, memastikan keputusan dibuat berdasarkan merit, bukan faktor luaran.
Memudahkan Pemantauan dan Pengawasan
Pemantauan berterusan adalah penting untuk memastikan perolehan mematuhi peraturan. Proses tradisional yang sukar diaudit boleh menyebabkan penyalahgunaan dana atau ketidakpatuhan terhadap polisi.
Dengan perolehan digital, setiap langkah dalam proses perolehan dapat diselaraskan dengan dasar dan peraturan kerajaan. Platform ini memastikan semua perolehan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan, memudahkan audit dalaman dan pengawasan oleh pihak berkuasa. Ini meningkatkan kredibiliti organisasi dan mengurangkan risiko undang-undang.
Mengurangkan Beban Pentadbiran dan Kos Operasi
Proses manual yang melibatkan dokumen fizikal tidak hanya meningkatkan risiko kesilapan manusia, tetapi juga meningkatkan kos dari segi pengurusan, penyimpanan, dan pengedaran dokumen. Ini menjadikan proses perolehan kurang efisien dan akan memerlukan kos tambahan yang perlu diuruskan.
Dengan platform perolehan digital, semua dokumen dan rekod transaksi disimpan dalam format digital yang mudah diakses dan diurus. Automasi proses seperti penyerahan tender dan penilaian pembekal mengurangkan kos dan masa pemprosesan, meningkatkan kecekapan secara menyeluruh.
Mematuhi Dasar dan Peraturan terutamanya dengan Badan Kerajaan
Perolehan awam tertakluk kepada peraturan tegas untuk memastikan ketelusan, keadilan, dan kecekapan. Peraturan ini termasuk:
- Proses tender yang terbuka dan adil, memberi peluang yang sama kepada semua pembekal.
- Penggunaan standard selaras dengan garis panduan kerajaan dan undang-undang tempatan seperti Pekeliling Perolehan Kerajaan.
- Pemantauan dan audit bagi mengelakkan penyalahgunaan dana mahupun kuasa.
Namun, dalam perolehan manual, banyak proses melibatkan tugasan fizikal, penyerahan dokumen, dan penghantaran surat-menyurat yang menyukarkan pemantauan dan meningkatkan risiko kesilapan. Ini boleh menyebabkan:
- Kesilapan dalam pemilihan pembekal, membawa kepada ketidakpatuhan undang-undang.
- Kelewatan dalam pembukaan tender, menghalang kelancaran projek.
- Dokumen tidak lengkap, menyukarkan audit dan mengurangkan ketelusan.
Sistem perolehan manual menjadi bertambah sukar diaudit apabila melibatkan banyak proses berperingkat dan pihak yang berbeza. Tanpa satu platform yang boleh menyelaraskan semua data dan rekod transaksi, sukar untuk memastikan semua aktiviti mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
Dengan perolehan digital, masalah-masalah ini boleh dielakkan atau dikurangkan dengan ketara:
i) Penyelarasan
Platform digital menyatukan semua langkah perolehan dalam satu sistem terintegrasi. Sebagai contoh, Tenderwizard memastikan:
- Semua iklan penawaran adalah terbuka dan boleh diakses oleh semua pihak.
- Semua pembekal adalah berkelayakan dan memenuhi kriteria yang ditetapkan.
ii) Automasi dan Penyesuaian Dasar
Platform digital seperti Tenderwizard boleh disesuaikan dengan dasar kerajaan, memastikan semua keputusan selaras dengan panduan yang ditetapkan, dengan automasi yang:
- Memantau proses mengikut garis masa, mengelakkan kelewatan atau kecuaian dalam proses perolehan.
- Menggunakan penyulitan data (data encryption) semasa penyerahan dokumen secara atas talian bagi prosedur yang selamat dan telus.
iii) Audit dan Pemantauan
Sistem digital menyimpan rekod lengkap yang mudah diaudit, membolehkan:
- Audit dilakukan secara lebih efisien dan cepat, memandangkan semua data telah disimpan dan dikemas kini dalam satu platform digital.
- Pihak berkuasa menilai proses dan keputusan secara langsung tanpa perlu mencari dan mengumpul dokumen fizikal.
Perolehan digital memastikan bahawa semua perolehan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan, memudahkan audit dalaman dan pemantauan luar oleh pihak berkuasa.
Mengenai Tender Pintar
Tender Pintar ialah sebuah syarikat teknologi di Malaysia yang menawarkan platform digital Tenderwizard untuk proses perolehan digital yang cekap, telus, dan inovatif. Tenderwizard adalah laman web eksklusif berasaskan awan untuk perolehan bekalan, perkhidmatan, kerja dan perunding melalui pembelian terus, sebut harga, tender, bidaan terbuka/terhad, dan undian. Dengan pengalaman bersama pelbagai organisasi kerajaan dan GLC sejak tahun 2012, Tender Pintar komited untuk memperkasa transformasi digital dalam sektor perolehan. Untuk maklumat lanjut mengenai platform perolehan digital Tenderwizard, layari
https://www.tenderpintar.com/.
